Allgemeine Informationen zu den jährlich anstehenden Verfahren und Abfragen zum Datenschutz in den Bereichen der Hochschulverwaltung, sowie weiteres Material finden Sie untenstehend.
Eine Liste mit den Datenschutzmultiplikatoren inkl. der Zuständigkeiten ist unten auf der Seite zu finden. Ebenso finden Sie dort den nächsten Termin für die Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses aller Abteilungen unten auf dieser Seite.
Erwiesen hat sich folgendes Vorgehen: Sobald sie vom Datenschutzbeauftragten informiert werden, sollten Sie die Anfrage in Ihren Bereich geben und die Abfrage unter den Mitarbeitenden durchführen. Fragen Sie hierzu ab, ob die Verarbeitungen noch Aktuell sind, ob ggf. veraltete Verarbeitungen vorhanden sind, oder neue Verarbeitungen hinzugekommen sind. Tragen Sie die Informationen für den Datenschutzbeauftragten zusammen und melden Sie ihm diese innerhalb der Frist zurück. Auch wenn Sie keine Veränderung feststellen melden Sie dies dem Datenschutzbeauftragten zurück.
Was ist das Verarbeitungsverzeichnis?
Das Verarbeitungsverzeichnis enthält alle Verarbeitungen personenbezogener Daten inkl. der verwendeten Software, der Rechtsgrundlage, eine Risikoabschätzung, dem Zweck der Verarbeitung und der Löschfristen. Gem. Art. 30 DSGVO ist die Hochschule Harz dazu verpflichtet, ein Verarbeitungsverzeichnis für die automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten zu pflegen.
Wozu dient das Verarbeitungsverzeichnis?
Bei dem Verarbeitungsverzeichnis handelt es sich um eine Dokumentation, die grundsätzlich aufzeigt, wie die Hochschule Harz als Verantwortlicher mit personenbezogenen Daten umgeht. Es beschreibt insbesondere, welche Sicherheitsvorkehrungen der Verantwortliche trifft, um die Daten vor unrechtmäßigen Gebrauch zu schützen. Anhand des Verzeichnisses muss dokumentiert werden, wie die Hochschule mit personenbezogenen Daten umgeht und wofür sie welche Daten wie verarbeitet.
Warum muss das Verarbeitungsverzeichnis aktualisiert werden?
Die regelmäßige Aktualisierung ist Notwendig, um ggf. Schwachstellen zu finden, oder, wie im Fall einer Datenpanne, betroffene Verarbeitungen und Daten zu entdecken.
Wer aktualisiert das Verarbeitungsverzeichnis?
Das Verarbeitungsverzeichnis wird vom Datenschutzbeauftragten der Hochschule Harz gepflegt und verwaltet. Alle Meldungen über neue oder alte Verarbeitungen müssen ihm gemeldet werden.
Was muss ich tun?
Die Aktualisierung des Verarbeitungsverzeichnisses erfolgt einmal jährlich mittels Abfrage der Fachvorgesetzen in ihrem jeweiligen Bereich. Die Information darüber erfolgt rechtzeitig und ist mittels Fragebogen auszufüllen und schnellstmöglich an den Datenschutzbeauftragten zurückzuschicken.
Alternativ können Sie das Online Formular „Neue Verarbeitung“ auf der Homepage der Hochschule Harz verwenden und nach Login jederzeit eine Meldung machen.
Sollte für eine Verarbeitung personenbezogener Daten ein externer Dienstleister herangezogen werden, muss dafür eine Auftragsverarbeitung (ein Vertrag) geschlossen werden. Stimmen Sie sich dazu in jedem Fall mit dem Datenschutzbeauftragten ab. Stellen Sie sicher, dass die unbedingte Notwendigkeit eines externen Dienstleisters erkennbar wird, da nicht für jede Verarbeitung ein externer Dienstleister notwendig ist. Melden Sie neue Auftragsverarbeitungen über das Formular „Neue Auftragsverarbeitung“ auf der Homepage der Hochschule Harz an den Datenschutzbeauftragten.
Die Datenlöschung muss regelmäßig und eigenständig erfolgen. Überprüfen Sie dennoch jährlich Ihre Systeme, ob alle dem Zweck nach erfüllten Daten gelöscht wurden.